Company Description

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

Le Département des affaires économiques (ECO) de l’OCDE a pour objectif d’améliorer les performances économiques des pays membres et non membres de l’Organisation en formulant des recommandations avisées et innovantes, dans une optique d’amélioration inclusive et durable des niveaux de vie. Ses travaux portent sur un large éventail de domaines de l’action publique, où l’analyse de la gestion macroéconomique et l’accent mis en particulier sur les questions de politiques structurelles apportent un éclairage sur les objectifs de l’action publique, qu’il s’agisse de bien-être matériel, de préoccupations sociales ou d’aspirations écologiques. Ses recommandations reposent sur des sources diverses, tels que des travaux de surveillance des pays, des exercices d’évaluation comparative internationale et des données provenant d’études empiriques. Une grande partie des analyses et recommandations du Département des affaires économiques est utilisée pour étayer les processus de surveillance multilatérale et d’examen par les pairs relevant des comités, et contribue à l’accomplissement de la mission générale de l’OCDE. Le Département des affaires économiques travaille en collaboration avec plusieurs autres directions de l’OCDE spécialisées dans différents domaines de l’action publique.

Job Description

Le Départements des affaires économiques (ECO) recherche un(e) ou plusieurs coordinateur(s)/trice(s) de projets dynamique(s) pour prêter concours au bureau du Directeur de la Branche des études nationales (CSB) au sein d’ECO, ainsi qu’aux différentes divisions de CSB et à l’unité chargée des travaux relatifs aux recommandations par pays formulées par le Département. Les missions de la ou des personne(s) retenue(s) comprendront un large éventail de tâches logistiques, administratives et organisationnelles dans l’objectif de contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace du bureau du Directeur et des divisions de CSB. Les personnes retenues devront travailler en étroite collaboration avec les autres membres du bureau du Directeur dans le but de prêter appui à la Directrice adjointe de CSB/au ou à la chef(fe) de division, ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe du bureau/de la division. Idéalement, les candidat(e)s doivent disposer de solides compétences de résolution de problèmes et avoir la capacité de travailler avec souplesse, d’apprendre rapidement et de s’acquitter de leurs tâches avec un minimum de supervision. Les personnes retenues apprécieront la perspective stimulante de travailler dans un environnement dynamique, où le rythme de travail est soutenu.

Responsabilités principales

Assistance de direction

• Assurer la coordination du calendrier des rendez-vous de la ou du responsable hiérarchique concerné(e), organiser des réunions et gérer l’agenda électronique en son nom ; filtrer les appels téléphoniques, répondre à des demandes (par téléphone, par courrier électronique, ou en personne) de nature courante dans les deux langues officielles de l’Organisation ; accueillir et accompagner les visiteurs, lesquels sont le plus souvent des hauts fonctionnaires.
• Aider à organiser le planning de la ou du responsable hiérarchique concerné(e), en gérant les flux d’information à destination de son bureau et les tâches d’archivage correspondantes, et en tenant à jour le calendrier des actions à mener.
• Signaler les questions prioritaires nécessitant une attention immédiate et veiller à ce que les échéances des messages prioritaires ou urgents soient respectées. Prendre l’initiative de donner suite à des questions qu’il n’est pas indispensable de soumettre directement à l’attention de la ou du responsable hiérarchique concerné(e) ; travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe à l’appui des projets.
• Veiller à ce que l’ensemble des documents d’information nécessaires soient prêts en amont des réunions ou de tout voyage officiel, en communiquant avec les parties prenantes internes et externes selon qu’il convient ; fournir à la ou au responsable hiérarchique concerné(e) les documents de contexte nécessaires avant les réunions et tout voyage officiel, et prendre note de toute action de suivi devant être accomplie.
• S’assurer de la bonne préparation et de la bonne tenue des réunions auxquelles participe la ou le responsable hiérarchique concerné(e).
• Gérer et coordonner la correspondance du bureau du Directeur/de la division concernée, en veillant à ce que les courriers envoyés par le bureau/la division respectent les procédures appropriées.
• Établir et entretenir de bonnes relations de travail avec les correspondants des interlocuteurs à haut niveau des délégations et administrations nationales, des entreprises et des autres organisations internationales, ainsi qu’au sein de l’OCDE. Faire preuve de tact et de discrétion dans toutes les communications.
• En collaboration avec les autres membres du bureau du Directeur/de la division, veiller à ce que l’information circule efficacement et assurer la coordination des travaux avec les autres divisions de CSB, le bureau du Chef économiste, la Branche des études de politique économique et les autres directions de l’OCDE. Partager régulièrement l’information et entretenir une collaboration étroite avec les assistant(e)s au sein des divisions.

Gestion de projets et d’événements

• Contribuer à la planification générale des projets et des activités mis en œuvre par le bureau du Directeur/la division, en veillant au respect des délais et à l’efficacité de la communication entre les membres de l’équipe et avec les autres directions.
• Participer à l’organisation des événements ayant lieu sur place, à distance ou sous forme hybride, tels que les réunions des Comités relevant du ressort d’ECO, ainsi que des ateliers, réunions et conférences se déroulant à Paris comme à l’étranger. Il s’agit notamment de réserver des salles de réunion, de prévoir les modalités de restauration, de préparer les documents de séance et ordres du jour correspondants, de tenir à jour la liste des participants, d’effectuer les inscriptions nécessaires, etc.
• Participer à l’élaboration des publications, des documents de travail et d’autres documents officiels, notamment aux travaux de mise en page, révision et relecture de ces documents dans les deux langues officielles de l’Organisation. Veiller à ce que les documents soient élaborés dans le respect du Guide de style de l’OCDE, traduits, et diffusés sur les plateformes de partage de fichiers de l’OCDE (O.N.E Members & Partners) selon qu’il convient.
• Œuvrer au lancement des publications en étroite collaboration avec les équipes chargées de la communication au sein d’ECO et la direction de la communication de l’OCDE (COM).

Appui administratif

• Préparer les engagements budgétaires, les notifications de paiement et les contrats à destination des prestataires de services intellectuels, ainsi que les invitations des consultants et des experts, et contribuer au suivi des contrats de sous-traitance. Travailler en étroite collaboration avec les équipes et les bureaux ainsi qu’avec l’Unité de gestion des ressources qui supervise la procédure de paiement conformément aux stipulations des contrats, en veillant à tenir les consultants externes informés en tant que de besoin.
• Préparer les missions officielles réalisées par la ou le responsable hiérarchique concerné(e) et d’autres membres de l’équipe, en coopération avec l’Unité de gestion des ressources et l’agence de voyage. Organiser les déplacements professionnels, notamment réserver le transport et l’hébergement, effectuer les demandes de visas, gérer les notes de frais au retour et effectuer toute autre démarche complémentaire. Coordonner et contribuer à l’organisation de toutes les obligations officielles et sociales.
• Mettre en place et entretenir des systèmes efficaces pour la gestion des dossiers, la recherche documentaire structurée et l’organisation du travail.
• Participer aux activités de gestion des ressources et organiser, le cas échéant, des entretiens de recrutement avec un panel.
• Assurer la liaison avec les imprimeries pour l’impression des publications, des brochures et d’autres documents, en tant que de besoin.
• Aider la ou le responsable hiérarchique concerné(e) et l’ensemble de l’équipe à gérer les demandes courantes, et contribuer au bon fonctionnement du bureau du Directeur/de la division (réservation des salles de réunion, gestion des fournitures de bureau, utilisation des plateformes de réunions à distance, remboursement des frais professionnels, planning, etc.).
• Mener à bien toute autre tâche connexe requise, et apporter un renfort aux autres assistant(e)s en cas de pic de charge, en tant que de besoin.

Qualifications

Profil idéal

Formation

• Niveau d’instruction secondaire.
• Un diplôme universitaire ou tout autre certificat de l’enseignement supérieur et une formation d’assistant(e) constitueraient un atout.

Expérience professionnelle

• Au moins trois années d’expérience confirmée en tant qu’assistant(e) ou assistant(e) personnel(le), de préférence dans une organisation internationale. Une expérience en tant qu’assistant(e) de direction auprès de hauts responsables constituerait un atout.
• Excellente connaissance de la structure et des activités de l’OCDE, et très bonne connaissance des procédures et règles administratives de l’Organisation, ou aptitude à les assimiler rapidement, en particulier s’agissant des procédures à suivre pour l’organisation de réunions et de déplacements officiels.
• Grande discrétion et aptitude à travailler et à communiquer efficacement avec tact et diplomatie dans un environnement multiculturel avec des collègues à tous niveaux ainsi qu’avec des parties prenantes de haut rang.
• Expérience de la gestion de demandes contradictoires dans des délais stricts, et aptitude à travailler rapidement et de façon précise sous pression. Aptitude à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.

Outils

• Excellente connaissance et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Très bonne maîtrise des applications informatiques utilisées à l’OCDE, telles que eShare, l’outil de gestion des événements, le Système de gestion des salles de conférence (CRMS), SAP et Concur Missions, SRM, SRP, O.N.E, etc. ; capacité d’adaptation aux nouvelles technologies.
• Très bonne maîtrise des outils utilisés pour les visioconférences (Zoom, Teams).

Langues

• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau.
• La connaissance d’autres langues, en particulier de l’espagnol, serait un atout.

Compétences clés

• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Additional Information

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 6 juin 2025 à 23h59 (heure de Paris).

Durée du contrat

• Durée déterminée de 12 mois, avec possibilité de renouvellement jusqu’à un maximum de 36 mois.
• Poste à pourvoir dès que possible.

Ce qu’offre l’OCDE

• Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 4 422.72 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.

Rémunération

Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.

Processus de sélection

Les candidat(e)s retenu(e)s à l’issue de la présélection seront invité(e)s aux tests écrits et aux entretiens de panel prévus en juin - juillet 2025.

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres ou des pays membres de l’AEN, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.