The Position:

Le poste de Assistant(e) aux achats, est localisé à Antananarivo et est sous la direction générale du Représentant de l’UNFPA à Madagascar et la supervision directe de l’Associée aux Achats. Il/Elle fournira des services d’appui aux opérations en assurant une haute qualité et la cohérence des tâches relatives aux acquisitions du bureau et selon le respect des procédures en vigueur.

How you can make a difference:

L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) s'articule autour de trois résultats transformateurs: mettre fin aux décès évitables liés à la maternité; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale; et mettre fin à la violence basée sur le genre et aux pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits fondamentaux de l'homme sont menacés, nous avons besoin d'un personnel respectueux des principes et respectueux de l'éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction.

L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans la manière de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à atteindre l'excellence des résultats du programme.

Job Purpose:

Le/la Assistant(e) aux achats contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du plan d’achat tout en assurant la transparence dans l’exécution des processus d’acquisition des biens et services du bureau de l’UNFPA.

You would be responsible for:

• Travailler en étroite collaboration avec l’associée aux achats pour la préparation et la mise en œuvre dans le délai du plan d’achat ;
• Préparer les demandes de cotation, de propositions et les appels d’offres pour l’acquisition de matériel et/ou de services conformément aux procédures de l’UNFPA;
• Collecter les factures pro formats / offres pour l’acquisition des biens et services locaux, les soumettre à l’analyse du comité interne des achats et en assurer le secrétariat ;
• Suivre les transactions dans Quantum (Réquisition, PO) jusqu’au résultat final ;
• Etablir et maintenir un système de classement des dossiers relatifs aux achats locaux afin d’améliorer l’efficacité du service des opérations ;
• Préparer les dossiers d’appel à manifestation d’intérêt et les appels d’offres pour les accords à long terme ;
• Suivre les paiements des factures des fournisseurs locaux et compléter les fonds de dossiers des factures présentées pour paiement ; 
• Elaborer la situation des achats locaux et la présenter lors des réunions des opérations/programme, et à la demande du Management ;
• Mettre à jour quotidiennement l’outil de suivi des commandes et le partager sur Google drive;
• Participer à l’élaboration des PTAs aux réunions sur les fonds mobilisés ; 

Qualifications and Experience: 

Education:  

• Niveau Baccalauréat et plus.
• Formation en gestion des achats, approvisionnement et/ou administration.

Knowledge and Experience: 

• Solide connaissance des procédures et principes d’acquisition de biens et de services ;
• Une expérience dans la gestion de projets financés par l’UNFPA ou par d’autres agences du Système des Nations Unies constitue un atout ;
• Maîtrise des outils informatiques courants (suite bureautique, etc.).

Languages: 

• Avoir une bonne maîtrise du français et avoir la capacité de travailler en anglais (oral et écrit)

Professional Certificates: 

La détention de ces certificats constitue un atout:

• UNDP Procurement Level 1
• CIPS Niveau 2

Required Competencies: 

Values:

• Faire preuve d’intégrité,
• Manifester un engagement envers l’UNFPA et le système des Nations Unies,
• Valoriser la diversité culturelle, 
• Accueillir le changement.

Core Competencies: 

• Atteindre des résultats,
• Assumer ses responsabilités,
• Développer et appliquer son expertise professionnelle / sens des affaires,
• Penser de manière analytique et stratégique,
• Travailler en équipe / Gérer ses relations et soi-même,

Functional Competencies:

• Excellence opérationnelle,
• Supervision organisationnelle.

Compensation and Benefits:

Ce poste offre un paquet de rémunération attractif comprenant des jours de congé, une assurance santé, ainsi qu’une rémunération additionnelle liée aux obligations en matière de retraite et de sécurité sociale.

UNFPA Work Environment:

L’UNFPA offre un environnement de travail fondé sur les valeurs d’égalité de genre, de diversité, d’intégrité et d’équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et encourageons vivement les femmes à postuler.
Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des minorités ethniques, des populations autochtones, les personnes en situation de handicap, ainsi que d’autres groupes sous-représentés sont fortement encouragés à soumettre leur candidature.
L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection, quels que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur du personnel de l’UNFPA – cliquer here pour en savoir plus.

Disclaimer:

La sélection et le recrutement du personnel LSC peuvent être soumis à des vérifications des antécédents et des références, à un certificat médical ainsi qu’à d'autres exigences administratives.

L’UNFPA ne facture aucuns frais liés à la candidature, au traitement des dossiers, à la formation, aux entretiens, aux tests ou à tout autre aspect du processus de sélection. L'organisation ne demande ni ne s'intéresse à des informations bancaires des candidats.